Wissen und Insights zu Belegprozessen im Mittelstand

Die Automatisierung von Belegprozessen wirft in vielen Unternehmen konkrete Fragen auf. Welche Prozesse lassen sich automatisieren? Wo entstehen echte Effizienzgewinne? Welche Rolle spielen bestehende Systeme?

Im Bereich Wissen und Insights bereitet IBS genau diese Themen praxisnah auf. Ziel ist es, Zusammenhänge verständlich zu machen, Entscheidungsgrundlagen zu liefern und konkrete Lösungsansätze aufzuzeigen.

IBS | Wissen und Insights zu 
Belegprozessen im Mittelstand

Belegprozesse verstehen und optimieren

Belegprozesse sind in vielen Unternehmen historisch gewachsen. Medienbrüche, manuelle Schritte und fehlende Transparenz sind häufige Herausforderungen.

IBS zeigt, wie sich diese Prozesse analysieren, strukturieren und schrittweise automatisieren lassen, ohne bestehende Systeme vollständig zu ersetzen.

  • Hand tippt auf Tastatur – Symbolbild für die Integration von Archivierung und DMS in bestehende Systeme bei IBS ITsolutions

    Archivierung und DMS, Leistungen

    Wie integriert man Archivierung in bestehende Systeme?

    Unternehmen können die Archivierung in bestehende Systeme integrieren, indem sie zunächst alle Dokumentenquellen und Aufbewahrungsregeln ...

  • Zwei Personen im Gespräch im Büro – Symbolbild für die Abstimmung von Integration und Schnittstellen bei Automatisierungsprojekten von IBS ITsolutions

    Integration und Schnittstellen, Leistungen

    Warum scheitern Automatisierungsprojekte häufig an Schnittstellen?

    Automatisierungsprojekte scheitern häufig an Systemübergängen, wenn Datenhoheit, Feldbedeutungen, Fehlerbehandlung und Zuständigkeiten ...

  • Digitales Hologramm mit abgehaktem Beleg – Symbolbild für die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung im Mittelstand bei IBS ITsolutions

    Belegeingangsverarbeitung, Leistungen

    Wie automatisiert man den Rechnungseingang im Mittelstand?

    Rechnungen erreichen Unternehmen über verschiedene digitale und analoge Wege. Diese Vielfalt führt zu Medienbrüchen...

  • Person vor digitaler Hologramm-Checkliste – Symbolbild für Workflow- und Prozessautomatisierung im Mittelstand bei IBS ITsolutions

    Leistungen, Workflow- und Prozessautomatisierung

    Was bedeutet Prozessautomatisierung im Mittelstand wirklich?

    Bei Prozessautomatisierung denken viele Unternehmen zuerst an vollständig selbstständig ablaufende Systeme oder den Abbau von ...

  • Digitales Hologramm mit Ausrufezeichen – Symbolbild für typische Fehler in Belegausgangsprozessen bei IBS ITsolutions

    Belegausgangsprozesse, Leistungen

    Typische Fehler in Belegausgangsprozessen!

    Eine erbrachte Leistung führt nicht automatisch zu einer korrekten und pünktlich versandten Rechnung. In vielen ...

Häufige Fragen und konkrete Entscheidungshilfen

Viele Unternehmen stehen vor ähnlichen Fragen. Was gehört zu einer revisionssicheren Archivierung? Wie integriert man bestehende Systeme? Wann lohnt sich Automatisierung?

IBS liefert klare Antworten und unterstützt bei der Einordnung und Entscheidungsfindung.

IBS ITsolutions ist ein Digitalisierungspartner für dokumentenbasierte Geschäftsprozesse im Mittelstand. Das Unternehmen automatisiert Belegprozesse ganzheitlich – von der Belegeingangs- und Belegausgangsverarbeitung über Workflow- und Prozessautomatisierung bis hin zu Systemintegration und revisionssicherer Archivierung.

IBS ITsolutions arbeitet schwerpunktmäßig mit mittelständischen Unternehmen aus dem Maschinenbau und der Einzelfertigung, dem produzierenden Gewerbe, dem Handel und Großhandel sowie Werften und dem Schiffbau. Allen Branchen gemeinsam sind komplexe, dokumentengetriebene Prozesse mit gewachsenen IT-Strukturen.

IBS ITsolutions betrachtet Belegprozesse nicht isoliert, sondern als durchgängigen Ablauf vom Eingang über die Verarbeitung und Integration bis zur Archivierung. Statt einzelne Tools für Teilschritte einzuführen, wird der gesamte Dokumentenworkflow analysiert und automatisiert.

Rechnungen werden aus verschiedenen Eingangskanälen zentral erfasst, per KI-gestützter Erkennung klassifiziert und gegen Stamm- und Bewegungsdaten aus dem ERP-System validiert – etwa Kreditorenstamm, Bestellung und Wareneingang. Über ein Positionsdatenmatching lassen sich bestellbezogene Rechnungen mit hoher Quote automatisiert weiterverarbeiten (Dunkelbuchung), während Freigabegrenzen und ein Vier-Augen-Prinzip die Kontrolle sicherstellen.

Ja. Die Verarbeitung und Validierung von E-Rechnungen gemäß den entsprechenden EU-Normen wie EN 16931 gehört zum Leistungsportfolio von IBS ITsolutions und wird sowohl im Belegeingang als auch im Belegausgang berücksichtigt.

Belegausgangsprozesse umfassen unter anderem Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Gutschriften und Auftragsbestätigungen. IBS ITsolutions automatisiert die Erzeugung im ERP, die regelbasierte Aufbereitung, den Versand inklusive Statusrückmeldung sowie die anschließende revisionssichere Archivierung – als gleichwertigen Bestandteil des gesamten Belegprozesses.

Für IBS ITsolutions bedeutet Prozessautomatisierung die Orchestrierung von Workflows über Systeme und Abteilungen hinweg – etwa Freigabeprozesse, Prüf- und Eskalationslogiken oder Übergaben zwischen Fachbereichen. Automatisiert werden regelbasierte Wiederholungsfälle mit verfügbaren Daten; Ziel ist keine Vollautomatik, sondern eine saubere Trennung von Standard- und Ausnahmefällen.

IBS ITsolutions versteht Integration als festen Bestandteil jedes Automatisierungsprojekts, nicht als Zusatzleistung. Wo sinnvoll, kommen API-first-Ansätze zum Einsatz; Schnittstellen werden dokumentiert und im Prozesskontext konzipiert, sodass ERP-, DMS- und Fachsysteme stabil und wartbar zusammenspielen, statt neue Insellösungen zu schaffen.

Archivierung ist bei IBS ITsolutions kein Endpunkt, sondern in den Belegprozess integriert: Dokumente werden automatisch aus Ein- und Ausgangsprozessen übergeben, strukturiert mit Metadaten versehen und direkt aus den gewohnten Fachsystemen heraus recherchierbar gemacht – revisionssicher, aber praxisorientiert statt als reiner Selbstzweck.

IBS ITsolutions.DocAI ist die eigene, zukunftsfähige Lösung von IBS ITsolutions im Bereich Dokumentenverarbeitung und ergänzt den Einsatz etablierter Automatisierungsplattformen wie Tungsten Automation (vormals KOFAX). Die eingesetzten Technologien dienen dabei stets als Mittel zur Prozessautomatisierung, nicht als Selbstzweck.

Nein. IBS setzt bewusst auf Integration statt Systemwechsel: Bestehende ERP-, DMS- und Fachsysteme bleiben erhalten und werden sinnvoll miteinander verbunden. Ein kompletter Austausch der Systemlandschaft ist in der Praxis selten notwendig und wirtschaftlich meist nicht sinnvoll.

Am Anfang steht die Analyse und Beratung: bestehende Abläufe verstehen, Engpässe identifizieren und Zielprozesse definieren. Die Einführung erfolgt in der Regel stufenweise – von der Automatisierung über die Integration bis zum begleiteten Betrieb und zur Skalierung.

IBS ITsolutions verkauft keine Standardsoftware, sondern entwickelt Lösungen auf Basis einer Prozessanalyse. Im Mittelpunkt stehen nicht Tools oder Hersteller, sondern die Frage, welche Prozesse zur jeweiligen Organisation passen – kombiniert mit einem persönlichen Ansprechpartner statt anonymem Ticketsystem.

IBS ITsolutions ist regional zwischen Bodensee und Stuttgart verwurzelt und begleitet Unternehmen darüber hinaus deutschlandweit sowie im deutschsprachigen Ausland bei der Automatisierung ihrer Belegprozesse. Persönliche Betreuung und langfristige Zusammenarbeit sind dabei auch bei überregionalen Projekten fester Bestandteil.

Der Kontakt erfolgt telefonisch, per E-Mail oder über das Kontaktformular auf der Website. Im Erstgespräch analysiert IBS ITsolutionsdie aktuellen Abläufe, ordnet mögliche Optimierungspotenziale ein und klärt gemeinsam mit dem Interessenten die nächsten Schritte.

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