Rechnungspflicht: Welche Fristen gelten?
Das Wachstumschancengesetz bildet die rechtliche Grundlage für die E-Rechnungspflicht bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern. Dabei greifen für die E-Rechnung diese Fristen:
Kleinunternehmer und E-Rechnung
Das Thema Kleinunternehmer E-Rechnung betrifft vor allem den Empfang. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Sie müssen eingehende E-Rechnungen jedoch empfangen und ordnungsgemäß aufbewahren können. Die allgemeinen Pflichten zur Rechnungsstellung und Archivierung bleiben bestehen.
Was müssen Unternehmen konkret umsetzen?
Unternehmen sollten ihre Prozesse vom Rechnungseingang bis zur Archivierung untersuchen und feste Verantwortlichkeiten definieren.
Rechnungseingang organisieren
Für eingehende E-Rechnungen sind folgende Maßnahmen erforderlich:
Unternehmen sollten jede E-Rechnung validieren. Eine technische Prüfung kontrolliert Format, XML-Struktur und Pflichtfelder. Die fachliche Prüfung umfasst Beträge, Steuersätze, Leistungsangaben, Bestellbezüge und Zahlungskonditionen. Fehlerhafte Angaben können den Vorsteuerabzug gefährden. Dieser bezeichnet das Recht eines Unternehmens, die berechnete Umsatzsteuer von seiner eigenen Umsatzsteuerschuld abzuziehen. Eine fehlgeschlagene technische Prüfung schließt dieses Recht nicht automatisch aus.
Rechnungsausgang vorbereiten
Unternehmen müssen Rechnungen normkonform im führenden System erzeugen, sämtliche Pflichtangaben vollständig und korrekt darin erfassen sowie vereinbarte Übertragungswege berücksichtigen. Zudem sollten sie Kundenanforderungen im Rechnungssystem hinterlegen, den Versand dokumentieren und den Originaldatensatz archivieren.
Revisionssichere Archivierung gewährleisten
Für eine revisionssichere Archivierung müssen Unternehmen den strukturierten Originaldatensatz unversehrt aufbewahren. Ein Ansichts-PDF ersetzt bei einer XRechnung die XML-Datei nicht. Die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich acht Jahre. Das Archiv muss Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Verfügbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit gewährleisten.
Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit IBS Invoice umsetzen
IBS Invoice ermöglicht die Erstellung, Verarbeitung und Überwachung elektronischer Dokumente. Abhängig von System und Konfiguration kann Rechnungsdaten mit Bestellungen, Wareneingängen und Stammdaten abgleichen. Eine automatisierte Rechnungsverarbeitung vermeidet das vorherige Auslesen unstrukturierter Inhalte per OCR. Unternehmen können dadurch Bearbeitungszeiten verkürzen, Fehler reduzieren und Skonto sichern. Wer seine Kreditorenbuchhaltung digitalisieren möchte, kann strukturierte Daten direkt in Prüfungs-, Freigabe- und Buchungsabläufe übernehmen.
Unternehmen sollten zunächst Zuständigkeiten, Datenquellen, Schnittstellen, Sonderfälle und Archivierungsanforderungen erfassen. Danach lassen sich Formate und Systeme fundiert festlegen.
Häufige Fragen
Rund um E-Rechungsverarbeitung
