Was bedeutet Prozessautomatisierung im Mittelstand wirklich?

Bei Prozessautomatisierung denken viele Unternehmen zuerst an vollständig selbstständig ablaufende Systeme oder den Abbau von Personal. Für mittelständische Betriebe liegt der praktische Nutzen meist an einer anderen Stelle: Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit Suchen, Abtippen, Weiterleiten und Nachfragen. Informationen erreichen schneller die zuständige Stelle, Routinevorgänge folgen einheitlichen Regeln und offene Aufgaben bleiben sichtbar. Eine erfolgreiche Prozessautomatisierung im Mittelstand setzt daher bei konkreten Belastungen im Arbeitsalltag an.

Automatisierung entlastet Mitarbeitende von Routinetätigkeiten

In vielen Verwaltungsprozessen beansprucht nicht die fachliche Entscheidung den größten Zeitanteil. Aufwand verursachen vor allem wiederkehrende Nebentätigkeiten. Mitarbeitende suchen Dokumente in Postfächern, übertragen Daten zwischen Anwendungen, fragen Bearbeitungsstände ab oder erinnern andere Abteilungen an eine Freigabe. Diese Aufgaben erfordern Aufmerksamkeit, haben jedoch nur einen geringen zusätzlichen fachlichen Nutzen.
Was ist jetzt zu tun? Unternehmen sollten deshalb im ersten Schritt analysieren, an welchen Stellen Informationen liegen bleiben oder mehrfach erfasst werden. Ein Dokumentenworkflow kann eingehende Unterlagen zentral erfassen, klassifizieren und an die zuständige Person weiterleiten. Die Workflow-Automatisierung überwacht Fristen, dokumentiert Bearbeitungsstände und stößt den nächsten festgelegten Vorgang an. Mitarbeitende erhalten dadurch vollständige Informationen zum richtigen Zeitpunkt und konzentrieren sich stärker auf Prüfung, Bewertung und Kundenkommunikation.
Werden Geschäftsprozesse automatisiert, offenbart sich der Erfolg nicht allein an den eingesparten Arbeitsstunden. Kürzere Durchlaufzeiten, weniger Rückfragen, eine geringere Fehlerquote und verlässliche Statusinformationen besitzen ebenfalls einen messbaren wirtschaftlichen Wert. Hinzu kommt eine gleichmäßigere Bearbeitungsqualität, weil verbindliche Regeln nicht von persönlichen Ablagen oder individuellen Arbeitsweisen abhängen.
Achtung: Automatisierung ersetzt dabei nicht die Verantwortung. Fachabteilungen legen weiterhin fest, welche Daten erforderlich sind, welche Grenzwerte gelten und wann eine Entscheidung durch einen Menschen erfolgen muss. Die Technik führt definierte Abläufe aus und stellt relevante Informationen bereit.

Welche Geschäftsprozesse lassen sich sinnvoll automatisieren?

Für ein sinnvolles Automatisieren sind vor allem wiederkehrende Vorgänge mit klaren Regeln und verfügbaren Daten geeignet. Dazu zählen unter anderem die Zuordnung eingehender Belege, formale Prüfungen, standardisierte Freigaben, Fristüberwachung, Statusmeldungen oder die Übergabe geprüfter Daten an ein führendes System. Eine regelbasierte Automatisierung funktioniert zuverlässig, wenn Eingangsinformationen vollständig vorliegen und das gewünschte Ergebnis eindeutig feststeht.
Anders sieht es bei Ermessensentscheidungen aus. Die Bewertung einer ungewöhnlichen Vertragsklausel, die Freigabe eines hohen Risikos oder die Beurteilung eines unklaren Leistungsnachweises benötigt fachliche Erfahrung. Solche Entscheidungen lassen sich nicht allein durch eine starre Regel ersetzen. Das System kann den Vorgang vorbereiten, Informationen bündeln und an die richtige Fachkraft leiten. Die abschließende Bewertung bleibt beim dafür zuständigen Menschen.
Ein realistisches Automatisierungskonzept trennt daher Standardfälle und Sonderfälle. Regelkonforme Vorgänge durchlaufen einen festgelegten Ablauf. Treten Abweichungen auf, gelangen sie in ein strukturiertes Ausnahmemanagement. Dort erkennen Mitarbeitende, warum der Prozess angehalten wurde, welche Angaben fehlen und welche Entscheidung ansteht. Nach der Bearbeitung führt das System den Vorgang kontrolliert weiter.
Diese Trennung verhindert, dass seltene Abweichungen den gesamten Prozess unnötig kompliziert machen. Unternehmen müssen nicht jede denkbare Konstellation vor Projektbeginn technisch abbilden. Sie können mit häufigen, stabilen Standardfällen starten und wiederkehrende Ausnahmen später gezielt in das Regelwerk aufnehmen.

Gewachsene Systemlandschaften bestimmen die Umsetzung

Mittelständische Unternehmen starten selten auf einer technisch freien Fläche. Meist nutzen sie bereits ein ERP- oder Finance-System, Fachanwendungen, E-Mail-Postfächer, Dateiablagen und individuelle Schnittstellen. Manche Prozesse reichen über mehrere Gesellschaften oder Standorte hinweg. Historisch gewachsene Datenstrukturen und unterschiedliche Zuständigkeiten kommen hinzu.
Die Prozessintegration in die bestehende IT-Landschaft entscheidet deshalb häufig stärker über den Projekterfolg als eine einzelne technische Funktion. Neue Abläufe müssen Informationen aus vorhandenen Systemen beziehen und bearbeitete Daten sowie Statusmeldungen zuverlässig an diese Systeme übermitteln. Dabei ist eindeutig festzulegen, welches System die führenden Daten verwaltet. Fehlt diese Zuordnung, können unterschiedliche Versionen von Kunden-, Lieferanten- oder Vorgangsdaten den automatisierten Ablauf unterbrechen.
Vor der technischen Umsetzung sollten Unternehmen ihre Systeme, Schnittstellen, Datenquellen und manuellen Übergaben erfassen. Dabei helfen konkrete Fragen:

• Daten: Welche Informationen benötigt der Prozess und in welchem System liegen sie vor?
• Auslöser: Welches Ereignis startet den nächsten Bearbeitungsschritt?
• Regeln: Welche Entscheidungen lassen sich eindeutig aus Daten und Grenzwerten ableiten?
• Ausnahmen: Welche Abweichungen benötigen eine fachliche Prüfung?
• Verantwortung: Wer bearbeitet Fehler, pflegt Regeln und entscheidet über Änderungen?

Eine stufenweise Einführung begrenzt die Risiken. Unternehmen können zunächst einen klar abgegrenzten Prozess oder eine Belegart umsetzen, Erfahrungen auswerten und anschließend weitere Bereiche einbeziehen. Dieses Vorgehen berücksichtigt die vorhandene Organisation und vermeidet ein schwer steuerbares Gesamtprojekt.

Kennzahlen machen die Prozessqualität messbar

Ohne Ausgangswerte lässt sich später kaum beurteilen, ob ein neuer Ablauf tatsächlich besser funktioniert. Unternehmen sollten deshalb bereits vor der Einführung geeignete KPI festlegen. Sinnvolle Kennzahlen richten sich nach dem jeweiligen Prozess und seinem Ziel.
Mögliche Messgrößen sind die durchschnittliche Durchlaufzeit, die Zahl manueller Eingriffe, der Anteil regelkonformer Standardfälle, die Häufigkeit bestimmter Fehler und die Bearbeitungsdauer von Ausnahmen. Auch überfällige Aufgaben oder Rückfragen pro Vorgang liefern wichtige Hinweise. Ein aussagekräftiges Reporting zur Prozessautomatisierung stellt diese Werte regelmäßig und in vergleichbarer Form bereit.
Kennzahlen dienen nicht allein der Erfolgskontrolle. Sie decken ebenfalls neue Engpässe auf und liefern eine Grundlage für weitere Anpassungen. Steigt etwa der Anteil einer bestimmten Ausnahme, kann eine fehlende Regel, schlechte Datenqualität oder eine veränderte fachliche Anforderung dahinterstehen. Unternehmen verbessern ihre Abläufe dadurch auf Basis tatsächlicher Prozessdaten anstelle einzelner Eindrücke.

Prozessautomatisierung mit IBS ITsolutions umsetzen

IBS ITsolutions betrachtet Belegprozesse von der Erfassung über Prüfung und Freigabe bis zur Übergabe, Rückmeldung und Archivierung. Als Digitalisierungspartner analysiert das Unternehmen bestehende Abläufe, Systemgrenzen, Datenquellen und Ausnahmefälle. Daraus ergibt sich ein Integrationskonzept, das vorhandene Anwendungen einbezieht und fachliche Verantwortlichkeiten erhält.
Die Umsetzung orientiert sich an realistischen Automatisierungszielen. Der Digitalisierungspartner identifiziert geeignete Standardfälle, definiert gemeinsam mit den Fachbereichen Regeln und plant den Umgang mit Abweichungen. Kennzahlen und Statusinformationen werden von Beginn an berücksichtigt. Auf diese Weise wächst die Automatisierung schrittweise mit den individuellen betrieblichen Anforderungen.