Wie integriert man Archivierung in bestehende Systeme?

Unternehmen können die Archivierung in bestehende Systeme integrieren, indem sie zunächst alle Dokumentenquellen und Aufbewahrungsregeln erfassen. Danach legen sie fest, wann Dokumente an das Archiv übergeben werden, welche Metadaten erforderlich sind und wie Mitarbeitende darauf zugreifen. Dadurch wird das Archiv zu einem festen Bestandteil des Belegprozesses und nicht zu einer zusätzlichen Ablagestelle.

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen stammen im Mittelstand meist aus mehreren Quellen. Rechnungen kommen aus ERP und Fakturierung oder per E-Mail. Verträge und Nachweise liegen in Fachanwendungen, Netzlaufwerken sowie Kunden- und Lieferantenportalen. Scanner und lokale Ablagen erweitern die Zahl der Speicherorte. Der erste Projektschritt erfasst deshalb nicht nur die vorhandenen Anwendungen. Unternehmen müssen auch klären, welche Dokumentarten dort liegen, welchen Geschäftsvorgang sie belegen und welche Abteilungen darauf zugreifen. Diese Übersicht bildet die Grundlage für eine belastbare DMS-Integration im Mittelstand.

Für jede Quelle sind vier Fragen zu beantworten:

• Dokumente: Welche Belege, Datensätze und begleitenden Informationen müssen ins Archiv?
• Zeitpunkt: Welches Ereignis löst die Sicherung oder Übergabe aus?
• Metadaten: Welche Angaben ermöglichen Zuordnung, Recherche und Fristensteuerung?

Aufbewahrung: Welche gesetzlichen, vertraglichen oder betrieblichen Fristen gelten? Die Metadaten für die Archivierung umfassen je nach Dokumentart etwa Belegnummer, Geschäftspartner, Belegdatum, Buchungskreis, Kostenstelle, Vorgangsnummer und Aufbewahrungsfrist. Ohne diese Festlegungen speichert das System zwar Dateien, kann sie aber nicht zuverlässig zuordnen oder verwalten.

Eine GoBD-konforme Archivierung hängt nicht allein vom Archivsystem ab. Maßgebend sind der vollständige Prozess, festgelegte Kontrollen und eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation. Aufbewahrungspflichtige elektronische Unterlagen müssen grundsätzlich in ihrer maßgeblichen elektronischen Form verfügbar, lesbar und im erforderlichen Umfang maschinell auswertbar bleiben.
Auch die Unveränderbarkeit benötigt ein geregeltes Verfahren. Berechtigungen und Protokolle müssen nachvollziehbar machen, wann ein Dokument erfasst oder verändert wurde. Eine revisionssichere Archivierung umfasst daher technische Maßnahmen, Zuständigkeiten und dokumentierte Abläufe.

Bei strukturierten Rechnungsformaten reicht ein erzeugtes Ansichts-PDF nicht immer aus. Enthält der empfangene Beleg maschinell auswertbare Daten, dürfen diese durch eine Formatumwandlung nicht verloren gehen. Das Unternehmen muss deshalb für jede Dokumentart das maßgebliche Format festlegen.

Eine manuelle Ablage ist fehleranfällig. Mitarbeitende müssen Dokumente auswählen, richtig benennen, mit Metadaten versehen und am vorgesehenen Ort speichern. Unter Zeitdruck bleiben Aufgaben offen oder Dateien landen in unterschiedlichen Ordnern.
Eine integrierte Lösung koppelt die Sicherung und weitere Bearbeitung an fachliche Ereignisse. Bei einer Eingangsrechnung erfasst der Prozess den empfangenen Originaldatensatz bereits beim Eingang. Nach Prüfung und Buchung ergänzt er den Bearbeitungsstatus, die Buchungsinformationen und weitere Metadaten. Bei Ausgangsrechnungen kann der Versand die Übergabe samt Versandstatus auslösen. Für Verträge oder Projektunterlagen kommt der Vorgangsabschluss infrage.
Die digitale Archivierung durch Prozessintegration macht aus der Ablage einen kontrollierten Prozessschritt. Automatische Übergaben reduzieren vergessene Dokumente und uneinheitliche Dateinamen. Manuelle Eingriffe bleiben auf begründete Ausnahmen beschränkt.

Bei der Integration zwischen DMS und ERP reicht ein einfacher Dateitransfer nicht aus. Das Archiv muss den Beleg dauerhaft mit Buchung, Geschäftspartner und Vorgang verknüpfen. Das ERP benötigt umgekehrt einen eindeutigen Verweis auf das archivierte Dokument.
Eine gemeinsame Vorgangskennung ermöglicht diese Zuordnung. Darüber hinaus muss die DMS-ERP-Integration Korrekturen, Stornos und neue Dokumentversionen nachvollziehbar erfassen. Ursprüngliche Belege dürfen dabei nicht unkontrolliert überschrieben werden.

Müssen Mitarbeitende für jede Recherche eine zusätzliche Anwendung öffnen, sinkt die Akzeptanz im Arbeitsalltag. Der Zugriff sollte deshalb direkt aus ERP, Fakturierung oder Fachanwendung erfolgen. Ein Aufruf am Geschäftsvorgang verkürzt Suchwege und nutzt bereits vorhandene Angaben als Suchkriterien.
Die Archiv-Recherche aus der Fachanwendung erspart die erneute Eingabe von Rechnungsnummer, Kundennummer oder Projektbezug. Das Dokumentenmanagement fügt sich dadurch in den vertrauten Ablauf ein, ohne eine weitere Parallelstruktur aufzubauen.

Nicht jedes vorhandene Dokument muss in das neue Archiv migriert werden. Eine ungeprüfte Vollmigration überträgt häufig Dubletten, fehlerhafte Ordnerstrukturen und unvollständige Metadaten. Unternehmen sollten daher laufende Vorgänge und Unterlagen mit relevanter Restfrist bevorzugt übertragen.
Ältere Inhalte können in einem lesenden Altarchiv verfügbar bleiben, sofern Zugriff, Lesbarkeit und Aufbewahrung gesichert sind. Jegliche Daten dürfen erst nach Prüfung der rechtlichen und betrieblichen Vorgaben bereinigt werden. Stichproben kontrollieren, ob migrierte Dokumente vollständig vorliegen und richtig zugeordnet sind.

Netzlaufwerke verschwinden nach der Einführung eines Archivs nicht automatisch. Ohne verbindliche Regeln speichern Mitarbeitende weiterhin Dokumente in vertrauten Ordnern. Ein festes Stichdatum legt deshalb fest, ab wann definierte Dokumentarten ausschließlich über den neuen Prozess abgelegt werden.
Bis zu diesem Termin müssen Zuständigkeiten, Zugriffswege und Ausnahmen im Unternehmen bekannt sein. Alte Ablageorte sollten anschließend nur noch lesend verfügbar bleiben, sofern ein weiterer Zugriff erforderlich ist. Die Integration in bestehende Systeme umfasst damit auch Kommunikation und verbindliche organisatorische Regeln.

IBS ITsolutions betrachtet die Archivierung als Bestandteil des gesamten Belegprozesses. Der Digitalisierungspartner analysiert Quellen, Dokumentarten, Metadaten, Auslöser, Zugriffswege und Aufbewahrungsregeln. Daraus ergibt sich ein Konzept, das vorhandene ERP-, DMS- und Fachsysteme in einen nachvollziehbaren Ablauf einbezieht.
Die Umsetzung berücksichtigt automatische Übergaben, Recherchewege aus vertrauten Anwendungen und einen geregelten Umgang mit Altbeständen. Der Digitalisierungspartner plant zudem Berechtigungen, Fehlerbehandlung und die erforderliche Verfahrensdokumentation von Beginn an mit.