Wer erfolgreich in seinen Märkten agieren will benötigt, unabhängig von der Unternehmensgröße, aus rechtlichen und wirtschaftlichen Gründen ein Dokumentenmanagementsystem.
Wertvolle Informationen sind unternehmensweit sofort verfügbar !
Überall dort wo IT-Geräte und Software eingesetzt werden entstehen digitale Dokumente welche aus rechtlicher Sicht langfristig und revisionssicher digital archiviert werden müssen.
Aus wirtschaftlicher Sicht bilden diese Dokumente vielfach das Know-how des Unternehmens. Um dieses Wissen unternehmensweit verfügbar zu machen ist, unabhängig von der Herkunft der Dokumente, eine Verwaltung in einem datenbankgestützten Dokumentenmanagementsystem erforderlich. Alle Dokumentenquellen sind hierbei einzubeziehen vom e-Mail System, den Office Dokumenten, dem ERP System, etc. bis hin zu papiergebundenen Posteingängen. Die Digitalisierung dieser Posteingänge und der anschließende Bearbeitung in einem elektronischen Workflow beseitigt Systembrüche und macht den Inhalt und die Informationen des Papierdokumentes elektronisch verwertbar. Wertvolle Informationen sind für alle Anwender rasch auffindbar und sofort verfügbar.
IBS OPENdoc – Archiv und Dokumentenmanagementsystem
IBS OPENdoc ist ein umfassendes elektronisches Archiv- und Dokumentenmanagementsystem mit umfangreicher Funktionalität. Als modular aufgebaute Suite von miteinander integrierten Softwarekomponenten verbindet OPENdoc Content Management mit intelligenten Funktionalitäten zur Dokumentenklassifikation und Informationsextraktion. OPENdoc bildet den gesamten Dokumenten-Lifecycle im Unternehmen ab und ist auch in heterogenen IT-Landschaften hervorragend implementierbar und integrierbar.
IBS OPENdoc gewährleistet auch die revisionssichere Langzeit-Archivierung aller Ihrer Geschäftsdokumente wie z.B:
- Dokumente aus Ihrem Rechnungswesen (Journale, Listen, Reports, etc)
- Dokumente aus Ihrem ERP-/Auftragsbearbeitungssystem (Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, etc)
- Office-Dokumente (Briefe, Kalkulationen, Präsentationen, etc.)
- E-Mails
- Faxe
- Papierdokumente (Eingansrechnungen, Lieferscheine, Korrespondenz, Eingangspost, etc.)
Durch variable und ausgefeilte Suchfunktionalitäten, umfangreiche Indexierungsmöglichkeiten und eine leistungsstarke Volltextsuche ist jedes Dokument sofort für den Anwender verfügbar. IBS OPENdoc verfügt über ein dediziertes Berechtigungssystem und sichert die Dokumente gegen unbefugten Zugriff.