Warum Archivierung allein nicht ausreicht
In vielen Unternehmen existieren Archive, die zwar Dokumente speichern, aber kaum in Prozesse eingebunden sind. Belege werden abgelegt, sind jedoch schwer auffindbar, nicht mit Fachprozessen verknüpft oder nur über Umwege recherchierbar.
Ohne Prozessanbindung entsteht kein Mehrwert. Archivierung bleibt ein Pflichtprogramm statt einer echten Unterstützung im Tagesgeschäft.
Archivierung als integraler Bestandteil des Belegprozesses
IBS denkt Archivierung nicht isoliert, sondern als festen Bestandteil durchgängiger Belegprozesse. Dokumente werden dort archiviert, wo sie entstehen, verarbeitet und benötigt werden.
Ziel ist es, Belege jederzeit auffindbar, nachvollziehbar und im Kontext verfügbar zu machen, für Fachabteilungen, Audits und Nachweise.
Der IBS-Ansatz: Integrierte Archivierung
Typische Einsatzszenarien
im Mittelstand
Integrierte Archivierung zeigt ihren Nutzen besonders bei:
- Rechnungen und weiteren Belegen
- Auftrags- und Lieferdokumenten
- Prüf- und Freigabeprotokollen
- Projektdokumentationen
- Nachweisen für Audits und Prüfungen
Dokumente bleiben nicht nur gespeichert, sondern jederzeit nutzbar.
Technologieeinordnung mit Fokus auf Nutzung
IBS arbeitet mit etablierten Archiv- und DMS-Lösungen, die sich zuverlässig in bestehende IT-Landschaften integrieren lassen. Entscheidend ist dabei nicht das
System selbst, sondern die saubere Einbettung in Belegprozesse und Fachanwendungen.
Archivierung wird so zum aktiven Bestandteil des Arbeitsalltags.
Archivierung als logischer Abschluss und neuer Startpunkt
Archivierung schließt Belegprozesse ab und bildet gleichzeitig die Grundlage für Auswertungen, Transparenz und weitere Automatisierungsschritte.
Integrierte Archive ermöglichen einen durchgängigen Blick auf Dokumente und Prozesse. IBS entwickelt Archivierung daher immer im Zusammenspiel mit Belegeingang, Belegausgang, Prozessautomatisierung und Integrationen.
Zugehörige Wissensartikel
